Dokumen Kantor

 

Kompetensi Dasar

3.1 Menganalisis dokumen kantor.

4.1 Menyusun dokumen kantor.

Indikator :

Setelah mempelajari bab ini siswa diharapkan mampu :

1. Menganalisis pengertian dokumen.
2. Menguraikan ciri-ciri dokumen.
3. Menganalisis fungsi dan manfaat dokumen.
4. Menguraikan jenis-jenis dokumen.
5. Mengklasifikasikan dokumen kantor.
6. Menyusun dokumen kantor.
7. Mengelola dokumen kantor.

Dokumen sangat penting dalam kehidupan manusia. Manusia hidup tidak dapat melepaskan diri dari dokumen. Sejak manusia dilahirkan bahkan hingga wafatnya memerlukan dokumen. Banyak jenis dokumen yang meliputi kehidupan manusia. Manusia beraktivitas dalam kehidupan sehari-hari. Aktivitas yang pokok pada manusia adalah bekerja. Dokumen juga dibutuhkan dalam mendukung pekerjaan seseorang. Aktivitas manusia dalam bekerja didukung oleh banyak dokumen. Salah satunya adalah dokumen kantor. Dalam bab ini akan dibahas seluk beluk dokumen kantor mulai dari pengertiannya hingga bagaimana mengelola dokumen kantor.

A.    Pengertian Dokumen

Dokumen berasal dari bahasa Inggris yaitu document. Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat. Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen. Dalam bidang Perhotelan sebagian besar dokumennya memang berupa surat maupun formulir yang ada di bagian/departemen  yang ada di Hotel.

Dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan. Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen, diantaranya:

1.      Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38), Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi. Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran atau arkeologis.

2.      Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104), Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja. Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah, dan sebagainya.

3.      Pengertian dokumen menurut Ensiklopedia Indonesia adalah surat resmi atau surat tertulis yang dapat memberi keterangan untuk suatu penyelidikan ilmiah dalam arti luas.

4.      Pengertian dokumen menurut Kamus Bahasa Inggris Webster adalah sumber tertulis yang isinya berupa fakta-fakta atau keterangan yang dapat membuktikan sesuatu.

 

B.     Ciri-ciri Dokumen

Adapun ciri-ciri dokumen yang membedakannya dengan hal lain adalah sebagai berikut.

1. Membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

2. Memberikan informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan.

3. Memberi pedoman untuk menyelesaikan masalah atau pekerjaan tertentu.

4. Membantu dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

5. Memiliki nilai hukum sehingga dapat dijadikan bukti atas apa yang sudah dilakukan atau dikerjakan.

 

C.    Fungsi dan Manfaat Dokumen

Fungsi dari dokumen adalah sebagai berikut.

1. Sebagai alat untuk berkomunikasi.

2. Sebagai bukti dari sesuatu yang telah dilakukan atau dikerjakan.

3. Sebagai data pendukung jika sewaktu-waktu terjadi masalah.

Dokumen sangat bermanfaat dalam kehidupan manusia. Beberapa manfaat dokumen yang perlu diketahui antara lain sebagai berikut.

1. Menjadi alat bukti atau data-data yang dapat menjelaskan suatu kejadian.

2. Memberikan informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan.

3. Dapat digunakan sebagai penelitian ilmiah.

 

 

D.    Jenis-jenis Dokumen

Jenis-jenis dokumen dilihat dari berbagai sudut pandang antara lain:

1. Dokumen ditinjau berdasarkan kepentingannya

Jenis-jenis dokumen ditinjau berdasarkan kepentingannya adalah sebagai berikut.

a. Dokumen Pribadi

Dokumen pribadi adalah dokumen yang berhubungan dengan kepentingan perorangan atau individu, serta dapat sebagai alat bukti peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Misalnya, akta kelahiran, KTP, SIM, Ijazah, STTB, dan surat nikah.

b. Dokumen Niaga

Dokumen niaga adalah dokumen yang berhubungan dengan perdagangan, serta sebagai alat bukti penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/dunia perdagangan. Misalnya, saham, kuitansi, wesel, cek, dan obligasi.

c. Dokumen Pemerintah

Dokumen pemerintah aalah dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Dokumen pemerintah ini juga dipakai sebagai alat bukti suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Misalnya, UUD 1945, Keputusan Presiden, dan Peraturan Daerah.

d. Dokumen Ekonomi

Dokumen ekonomi adalah dokumen yang berisi informasi tentang perekonomian suatu negara. Misalnya seperti dokumen peluncuran produk baru.

e. Dokumen Sejarah

Dokumen sejarah adalah dokumen yang berhubungan dengan sejarah, dan dapat dijadikan sebagai alat bukti suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Misalnya, naskah Proklamasi, naskah Sumpah Pemuda, tugu, dan batu bertulis.

 

2. Dokumen ditinjau berdasarkan fungsinya

Jenis-jenis dokumen ditinjau berdasarkan fungsinya adalah sebagai berikut.

a. Dokumen Statis

Dokumen statis adalah dokumen yang tidak digunakan secara langsung untuk menyelesaikan pekerjaan kantor.

b. Dokumen Dinamis

Dokumen dinaamis adalah dokumen yang dapat digunakan secara langsung untuk menyelesaikan pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis ini terdiri dari 3 (tiga) jenis yaitu:

1). Dokumen aktif

Dokumen aktif adalah dokumen yang dapat dipakai secara berkelanjutan untuk proses penyelesaian dalam sebuah pekerjaan.

2). Dokumen semiaktif

Dokumen semiaktif adalah dokumen yang intensitas penggunaannya sudah menurun.

3). Dokumen inaktif

Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah jarang digunakan.

 

3. Dokumen ditinjau berdasarkan bentuk fisiknya

Jenis-jenis dokumen ditinjau berdasarkan fisiknya adalah sebagai berikut.

a. Dokumen Privat

Dokumen privat adalah dokumen yang berbentuk surat menyurat atau kearsipan. Dokumen ini biasanya disimpan dengan sistem kearsipan.

b. Dokumen Literal

Dokumen literal adalah dokumen yang ditulis, digambar, dicetak, atau direkam. Dokumen literal identik dengan informasi yang terdapat pada suatu benda. Dan dokumen ini biasanya khusus digunakan dalam bidang ilmu pengetahuan. Misalnya, buku, majalah, koran, dan film.

c. Dokumen Korporal

Dokumen Korporal adalah dokumen yang berhubungan dengan benda bersejarah. Dokumen korporal dapat dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman dan dikumpulkan di museum.

 

4. Dokumen ditinjau berdasarkan dokumentasinya

Jenis-jenis dokumen ditinjau berdasarkan dokumentasinya adalah sebagai berikut.

a. Dokumen Primer

Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misalnya, laporan penelitian, majalah ilmiah, paten penilitian, dan disertasi.

b. Dokumen Sekunder

Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi dari literatur primer. Misalnya, bibliografi, katalog, abstrak, daftar isi, dan bulletin indeks.

c. Dokumen Tersier

Dokumen tersier adalah dokumen yang berisi informasi dari literatur sekunder. Misalnya, buku teks, dan buku panduan literatur.

 

5. Dokumen ditinjau berdasarkan sifatnya

Jenis-jenis dokumen ditinjau berdasarkan sifatnya adalah sebagai berikut.

a. Dokumen Tekstual

Dokumen tekstual adalah dokumen yang ditampilkan dalam bentuk tertulis sehingga dapat dibaca dengan mudah. Misalnya, buku, majalah, skripsi, katalog, publikasi komersial, dan lain sebagainya.

b. Dokumen non-tekstual

Dokumen non-tekstual adalah dokumen yang ditampilkan dalam bentuk lain, seperti dapat dilihat, dapat didengar, ataupun digabungkan keduanya dapat dilihat dan dapat didengar. Di dalam dokumen ini dapat berupa tulisan, namun tulisan tersebut bukanlah bagian dominan seperti yang ada dalam dokumen tekstual.

 

6. Dokumen ditinjau berdasarkan sumbernya

a. Dokumen perseorangan

Misalnya, koleksi lukisan Affandi, dan koleksi keramik Adam Malik.

b. Dokumen yang bersumber dari pemerintah

Misalnya, Peraturan Pemerintah, UU Pemerintah, Keputusan Presiden, dan UU Perpajakan.

c. Dokumen yang bersumber dari swasta

Dokumen yang bersumber dari swasta ini juga mempunyai kekuatan hukum. Misalnya, akta notaris, dan visum dokter.

d. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang

Misalnya, surat perjanjian, dan surat kontrak.

e. Dokumen aktivis Lembaga persuratkabaran dan penerbitan

Misalnya, kaleideoskop, dan kliping.

 

7. Dokumen ditinjau berdasarkan nilai kegunaannya

Jenis-jenis dokumen ditinjau berdasarkan nilai kegunaannya adalah sebagai berikut.

a. Dokumen penerangan

Dokumen penerangan adalah dokumen yang berupa surat digunakan sebagai alat bukti dalam memberikan informasi pada masyarakat.

b. Dokumen perdagangan

Dokumen perdagangan adalah dokumen yang berupa surat digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.

c. Dokumen historis

Dokumen historis adalah dokumen yang berupa surat digunakan sebagai alat bukti suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

d. Dokumen yuridis

Dokumen yuridis adalah dokumen yang berupa surat digunakan sebagai alat bukti secara hukum di muka pengadilan.

Share this post